Privacyverklaring

Versie: oktober 2026 — vervangt de versie van augustus 2026.

Als je een huis koopt, verkoopt of huurt via VIND Makelaardij, hebben wij gegevens van je nodig. In deze verklaring lees je welke dat zijn, wat we ermee doen, met wie we ze delen en wat je rechten zijn. VIND Makelaardij B.V. is verantwoordelijk voor die gegevens.

Contactgegevens
VIND Makelaardij B.V. — KvK 95959270
www.vindmakelaardij.nl · info@vindmakelaardij.nl
VIND Makelaardij is lid van branchevereniging NVM.

Overloon: Irenestraat 12 (unit 3), 5825 CB Overloon · 0478 – 70 05 10
Maastricht: Hoogbrugstraat 27, 6221 CN Maastricht · 043 – 204 15 43

Vragen en verzoeken over privacy behandelt de directie, bereikbaar via info@vindmakelaardij.nl.

Van wie wij gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens van iedereen met wie wij in ons werk te maken krijgen:

• verkopers en opdrachtgevers die ons een opdracht geven (verkoop, aankoop, verhuur of taxatie);
• kopers en bieders die interesse hebben in een woning die wij aanbieden;
• kijkers die een bezichtiging aanvragen of bijwonen;
• zoekers die zich bij ons inschrijven voor aankoopbegeleiding of woningaanbod, waaronder kandidaten voor nieuwbouwprojecten;
• websitebezoekers en mensen die contact met ons opnemen per formulier, e-mail, telefoon of WhatsApp;
• sollicitanten die bij ons willen komen werken;
• overige betrokkenen in een dossier: bijvoorbeeld de andere partij bij een verkoop of aankoop, of een contactpersoon van een bedrijf.

Welke gegevens wij verwerken

Afhankelijk van je rol in het dossier verwerken wij:

• naam, adres en contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres), en waar dat nodig is geboortedatum en burgerlijke staat;
• identiteitsgegevens van verkopers en kopers, omdat wij wettelijk verplicht zijn (Wwft) hun identiteit vast te stellen bij een transactie;
• gegevens over de woning: adres, kenmerken, foto’s, energielabel, WOZ-waarde, vraag- en koopprijs, transactiedatum;
• gegevens over je zoekwens of aankoopplannen: woonwensen, budget, en bij nieuwbouwinschrijvingen een haalbaarheidsverklaring van je financieel adviseur;
• biedingen: wie welk bod heeft uitgebracht, wanneer, en onder welke voorwaarden (het biedlogboek);
• de inhoud van onze communicatie: e-mails, formulierinzendingen, WhatsApp-berichten en telefoongesprekken (zie “Telefoon, WhatsApp en e-mail”);
• gegevens over je bezoek aan onze website (zie “Cookies en websitebezoek”).

Wij vragen niet naar bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gegevens over je gezondheid of geloofsovertuiging) en gebruiken ze niet. Vertel je ons zelf zoiets, bijvoorbeeld tijdens een gesprek of in een e-mail, dan kan dat in een gespreksverslag of ons mailarchief terechtkomen; wij doen er verder niets mee.

Als wij je gegevens niet van jou zelf krijgen

Niet alle gegevens krijgen wij rechtstreeks van jou. Ben je bijvoorbeeld de andere partij bij een transactie, contactpersoon van een bedrijf, of word je door iemand getipt, dan kunnen wij je gegevens ontvangen van:

• onze opdrachtgever of diens adviseur (zoals de makelaar of notaris van de andere partij);
• degene die je via “Tip een vriend” heeft opgegeven;
• je eigen financieel adviseur (bij een haalbaarheidsverklaring);
• publieke registers zoals het Kadaster, de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), het WOZ-waardeloket en het energielabelregister (EP-Online);
• het datasysteem van de NVM (brainbay).

Het gaat dan om de gegevens die in deze verklaring staan beschreven, meestal beperkt tot naam, contactgegevens en woninggegevens.

Waarvoor wij je gegevens gebruiken (en waarom dat mag)

• De opdracht of overeenkomst: bemiddeling bij verkoop, aankoop of verhuur, het uitvoeren van een taxatie, het organiseren van bezichtigingen, het begeleiden van biedingen en het opstellen van de koopovereenkomst. Leen je onze verhuisaanhanger, dan gebruiken wij je gegevens voor de reservering en de afspraak over de sleutels. Koop jij een woning die wij namens de verkoper verkopen, dan verwerken wij jouw gegevens voor de koopovereenkomst op basis van de (voorbereiding van de) overeenkomst tussen jou en de verkoper.
• Wettelijke verplichtingen: identificatie van verkopers en kopers volgens de Wwft (de anti-witwaswet). Daar hoort ook de meldplicht bij ongebruikelijke transacties bij, net als de fiscale plicht om onze administratie te bewaren. Doen wij zo’n melding bij FIU-Nederland, dan mogen wij je daarover wettelijk niets vertellen; ook een inzage- of verwijderverzoek strekt zich niet uit tot zo’n melding.
• Ons gerechtvaardigd belang — dingen die een makelaar aantoonbaar moet kunnen doen: ons werk achteraf verantwoorden en ons kunnen verweren bij klachten of aansprakelijkstelling (dossiervorming en bewijsvastlegging, waaronder het biedlogboek volgens het NVM-protocol Transparant Bieden en de vastlegging van telefoongesprekken); het behandelen van bezichtigingsaanvragen en biedingen van geïnteresseerden in een woning die wij namens de verkoper aanbieden; het verbeteren van onze dienstverlening; en het onderhouden van contact met onze relaties, ook over diensten binnen VIND waar je iets aan kunt hebben.
• Toestemming: nieuwsbrieven en aanbod-updates waarvoor je je aanmeldt, en niet-noodzakelijke cookies op de website. Gegeven toestemming kun je altijd weer intrekken. Ben of word je klant bij ons, dan kunnen wij je op basis van die klantrelatie ook zonder aanmelding mailen over onze eigen diensten; afmelden kan altijd via de link onder elke mail.
• Sollicitaties: solliciteer je bij ons, dan gebruiken wij je gegevens om je sollicitatie te beoordelen, in aanloop naar een mogelijke arbeidsovereenkomst. Langer bewaren dan de procedure duurt, doen we alleen met jouw toestemming.

Je hoeft ons natuurlijk niets te geven. Maar zonder je naam en contactgegevens kunnen we niet voor je aan de slag, en bij een koop of verkoop zijn we bovendien verplicht je te identificeren.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor de opdracht, omdat de wet het vraagt, of — bij marketing — op de manier die hierboven staat beschreven.

Voor ons werk gebruiken wij software en diensten van gespecialiseerde leveranciers: ons makelaardijsysteem, het platform voor publicatie, digitaal bieden en ondertekenen, onze e-mail-, agenda- en IT-omgeving (Microsoft), telefonie, AI-ondersteuning en ons mailingsysteem. Deze leveranciers werken alleen in onze opdracht; we leggen schriftelijk vast dat ze je gegevens goed beveiligen en nergens anders voor gebruiken (een verwerkersovereenkomst).

Daarnaast delen wij gegevens met partijen die een eigen rol en een eigen privacyverklaring hebben:

• Notaris, geldverstrekker en bouwkundig keurder — zij ontvangen bij een transactie de gegevens die zij voor hun eigen rol nodig hebben.
• NWWI en opdrachtgevers van taxaties — bij een gevalideerde taxatie gaat het rapport naar het NWWI en naar de partij voor wie de taxatie is bedoeld (bijvoorbeeld je geldverstrekker).
• Uitvoerende partijen bij het verkoopklaar maken — zoals het inmeet-/keuringsbureau (NEN 2580, energielabel) of een plattegrondenmaker; zij ontvangen het adres en toegang tot de woning.
• funda en andere woningportalen — publicatie van de woning (adres, foto’s, kenmerken) in opdracht van de verkoper.
• NVM en brainbay — als NVM-makelaar wisselen wij object- en transactiegegevens uit met het datasysteem van onze branchevereniging; daarmee worden ook de marktrapporten gemaakt die wij bij waardebepalingen gebruiken.
• Publieke registers — voor woninggegevens raadplegen wij het Kadaster, de BAG, het WOZ-waardeloket en EP-Online; daarbij wordt alleen het woningadres uitgewisseld.
• Meta (WhatsApp) — app je met ons, dan gaan die berichten via de servers van WhatsApp; daarop is ook de privacyverklaring van WhatsApp van toepassing.
• FIU-Nederland — alleen bij een wettelijk verplichte melding van een ongebruikelijke transactie (Wwft).

VIND Financieel Advies. VIND Makelaardij werkt nauw samen met ons zusterbedrijf VIND Financieel Advies B.V. Ben je klant bij ons, dan kunnen wij je gegevens delen met VIND Financieel Advies om je te wijzen op diensten waar je bij een aankoop of verkoop iets aan kunt hebben, zoals financieringsadvies of een rechtsbijstandverzekering. Dat doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang als samenwerkende bedrijven; wil je dat niet, dan is één berichtje genoeg en stopt het direct (zie “Jouw rechten”).

Digitaal ondertekenen en bieden

De opdracht tot dienstverlening onderteken je digitaal, via Move.nl of via onze eigen ondertekenomgeving; in de uitnodiging zie je welke van de twee. Om rechtsgeldig vast te leggen dat jij het bent die tekent, bewaren wij bewijsgegevens: je e-mailadres en de verificatiecode, de tijdstippen van openen, akkoord en ondertekening, je IP-adres en apparaatgegevens, en een digitale vingerafdruk (hash) van de getekende documenten. Deze bewijsgegevens verwerken wij op basis van ons gerechtvaardigd belang om de rechtsgeldigheid van de ondertekening te kunnen aantonen, en bewaren we zolang dat daarvoor nodig is; de getekende documenten gaan in je dossier.

Breng je een bod uit op een woning die wij verkopen, dan leggen wij dat bod met jouw naam vast in het dossier en in het biedlogboek — het NVM-protocol Transparant Bieden verplicht ons het biedproces controleerbaar te maken. Na afloop kan de verkoper het verloop van alle biedingen inzien, zonder namen van de bieders. Van ons ontvangen andere bieders jouw naam of contactgegevens niet.

Telefoon, WhatsApp en e-mail

Bel je ons, dan kunnen wij het gesprek vastleggen in tekst (een transcriptie en samenvatting) voor dossiervorming, voor het verbeteren van onze dienstverlening en voor het coachen van onze medewerkers. Onze telefonieprovider bewaart gespreksdata maximaal 1 jaar.

App je met ons kantoor, dan gaan die berichten via de servers van WhatsApp (onderdeel van Meta). Berichten en e-mails die voor je dossier van belang zijn, bewaren wij in het dossier.

Om gesprekken en berichten samen te vatten en terug te vinden gebruiken wij AI-software; daarvoor gelden dezelfde verwerkersafspraken als voor onze andere leveranciers.

Reviews

Laat je een beoordeling achter via Google of via ons reviewplatform, dan is die publiek zichtbaar met de naam die je daar zelf gebruikt. Wij hergebruiken reviews soms in onze presentaties en voorstellen — met de naam en tekst zoals je die zelf publiek plaatste, op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te laten zien. Je kunt hiertegen altijd bezwaar maken; dan gebruiken wij de review niet meer in nieuwe materialen.

Tip een vriend

Gebruik je op onze website het formulier “Tip een vriend”, dan verwerken wij ook de naam en het e-mailadres van degene die jij tipt — uitsluitend om die ene tipmail te versturen, op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons aanbod onder de aandacht te brengen bij iemand die daar volgens jou op zit te wachten. In de tipmail staat wie de tip stuurde; de gegevens van de getipte gebruiken wij nergens anders voor.

Cookies en websitebezoek

Onze website gebruikt drie soorten cookies:

• functionele cookies — nodig om de site te laten werken;
• analytische cookies — om te meten hoe de site wordt gebruikt en waar bezoekers vastlopen;
• marketingcookies — om advertenties af te stemmen op je interesses, ook op andere websites.

Welke diensten daarachter zitten en hoe lang elke cookie bewaard blijft, vind je in het cookie-overzicht onder de cookiebanner; wat die partijen vervolgens met de gegevens doen, valt onder hun eigen privacyverklaringen.

Niet-noodzakelijke cookies plaatsen wij pas nadat je daarvoor via de cookiebanner toestemming hebt gegeven. Je keuze aanpassen of je toestemming intrekken kan op elk moment via de cookie-instellingen onderaan elke pagina, en cookies verwijderen kan via je browserinstellingen.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. De belangrijkste termijnen:

• Klant- en transactiedossiers (verkoop, aankoop, verhuur, taxatie): in beginsel 7 jaar na afronding, in lijn met de fiscale bewaarplicht; langer als dat nodig is voor een lopend of te verwachten geschil, en voor taxatiedossiers zo nodig de langere termijn uit de beroepsregels (NRVT).
• Wwft-identificatiegegevens: 5 jaar na het einde van de zakelijke relatie.
• Contact zonder opdracht (bijvoorbeeld na een waardebepaling, een bezichtiging of het lenen van onze verhuisaanhanger): zolang we verwachten je nog van dienst te kunnen zijn.
• Nieuwsbrief- en projectaanmeldingen: tot je je afmeldt.
• Telefoongesprekken: gespreksdata bij de telefonieprovider maximaal 1 jaar; transcripties en samenvattingen in ons archief maximaal 5 jaar (de wettelijke verjaringstermijn).
• Ondertekenomgeving: bewijsgegevens zolang dat nodig is om de ondertekening te kunnen aantonen; de getekende documenten horen bij het dossier.
• Camerabeelden: maximaal 4 weken, tenzij een incident is vastgelegd.
• Tip een vriend: de gegevens van de getipte gebruiken wij alleen voor die ene tipmail; wij nemen ze niet op in ons relatiesysteem.
• Sollicitaties: tot 4 weken na afronding van de procedure, of met jouw toestemming tot 1 jaar.

Geen besluiten door een computer

VIND Makelaardij neemt geen besluiten met rechtsgevolgen voor jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

Beveiliging

Wij beveiligen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder meerfactorauthenticatie en toegangsrechten per rol.

Bij onze kantoren kan camerabewaking aanwezig zijn, voor de veiligheid van bezoekers, medewerkers en het pand (ons gerechtvaardigd belang); camerabewaking is ter plaatse aangegeven.

Heb je het idee dat gegevens toch niet goed beveiligd zijn of zie je aanwijzingen van misbruik? Meld het ons dan direct via info@vindmakelaardij.nl.

Gegevens buiten Europa

Sommige leveranciers — waaronder Microsoft, Google, Meta en onze AI-leverancier — kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (met name in de Verenigde Staten) verwerken. Dat mag alleen met extra waarborgen: de Europese Commissie moet het beschermingsniveau hebben goedgekeurd (zoals bij het EU-VS Data Privacy Framework), of de leverancier werkt met de Europese standaardcontractbepalingen. Welke Amerikaanse bedrijven onder het Data Privacy Framework vallen, is na te kijken in het openbare register op dataprivacyframework.gov; de standaardcontractbepalingen zijn gepubliceerd op de website van de Europese Commissie.

Jouw rechten

Je mag altijd:

• opvragen welke gegevens wij van je hebben (inzage);
• fouten laten corrigeren;
• je gegevens laten verwijderen;
• je gegevens laten overdragen aan een ander, bijvoorbeeld een andere makelaar (dataportabiliteit);
• de verwerking tijdelijk laten beperken;
• vanwege je specifieke situatie bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang — wij staken de verwerking dan, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen die zwaarder wegen;
• eerder gegeven toestemming intrekken.

Deze rechten gelden niet onbeperkt: wettelijke bewaarplichten (zoals de fiscale en de Wwft-termijn) kunnen bijvoorbeeld aan verwijdering in de weg staan. Kunnen wij een verzoek niet volledig uitvoeren, dan leggen we uit waarom.

Bezwaar tegen direct marketing. Gebruiken wij je gegevens voor direct marketing — zoals nieuwsbrieven, aanbod-updates of het attenderen op diensten van VIND — dan kun je daartegen altijd bezwaar maken. Dit bezwaar honoreren wij zonder voorwaarden en zonder belangenafweging. Een mailtje naar info@vindmakelaardij.nl of de afmeldlink onder onze mails is genoeg.

Stuur je verzoek naar info@vindmakelaardij.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van jou komt, controleren wij dat eerst met wat wij al van je weten — bijvoorbeeld door te antwoorden op het e-mailadres uit je dossier. Alleen als dat echt niet volstaat, vragen wij om een beperkte kopie van je identiteitsbewijs; maak dan je pasfoto, het documentnummer, je BSN en de cijferstrook onderaan (MRZ) zwart — dat kan makkelijk met de KopieID-app van de Rijksoverheid. Die kopie gebruiken wij alleen voor deze controle en bewaren wij niet langer dan daarvoor nodig is. We reageren uiterlijk binnen 1 maand; bij complexe of veel verzoeken mag dat wettelijk twee maanden langer duren — dat laten we je dan binnen die eerste maand weten.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? We horen het graag eerst zelf. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of systemen veranderen. De actuele versie staat altijd op www.vindmakelaardij.nl.